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電話の取り次ぎ方

名指し人に取り次ぐまず、先方の会社名、氏名、名指し人の名前を復唱確認します。そして、社内の誰を名指しているかを確認します。「△△（会社名）の、○○様でいらっしゃいますね」「○○担当の××でございますね」。先方の名前がはっきりしないときは、「恐れ入りますが、もう一度お名前をおっしゃっていただけますでしょうか」と確認します。相手を確認したら名指し人に代わります。「かしこまりました。ただいま代わりますので、少々お待ちくださいませ」と言って保留ボタンを押し、受話器を置きます。

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名指し大がそばにいれば直接口頭で、離れたところにいる場合は、内線番号を押して、「××さん、△△社の○○様から□□番にお電話です」と知らせます。名指し人が他の電話に出ている場合「あいにく××は、ただいま電話中でございます。そのままお待ちいただけますか」「こちらからおかけ直しいたしましょうか」と相手の都合を聞きます。相手が待っているときに名指し人の電話がなかなか終わらないようなら、「電話が長引きそうなので、終わりましたら折り返しこちらからお電話を差し上げましょうか」と再度相手の都合を尋ねます。ながながと保留にしておくのは、相手に対して失礼になります。折り返しこちらから電話をする場合は、必ず連絡先の電話番号を確認します。相手の連絡先がわかっている場合は、「会社へおかけすればよろしいでしょうか」などと、確認します。